1. INTRODUCTION ET ENGAGEMENT

Procoms Inc. (ci-après « Procoms », « nous » ou « notre ») s’engage à protéger la vie privée des personnes qui interagissent avec nous et avec notre site web procoms.ca.

La présente politique de confidentialité décrit comment nous collectons, utilisons, communiquons et protégeons vos renseignements personnels, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ c P-39.1), telle que modifiée par la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (Loi 25, L.Q. 2021, c. 25).

En utilisant notre site web ou en interagissant avec nos services, vous reconnaissez avoir pris connaissance de la présente politique.

2. IDENTITÉ DE L’ORGANISATION ET COORDONNÉES

Procoms Inc.
101 rue Saint-Jean-Bosco
Gatineau, QC, J8Y3G5

Site web : procoms.ca
Courriel général : info@procoms.ca

3. RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS (RPRP)

Conformément à la Loi 25, Procoms Inc. a désigné une responsable de la protection des renseignements personnels.

Responsable désignée : Sarah Bouchkhi, Présidente-directrice générale

Pour toute question relative à la protection de vos renseignements personnels, pour exercer vos droits ou pour signaler une préoccupation, vous pouvez joindre notre RPRP :

Courriel : info@procoms.ca
Délai de réponse : Dans les 30 jours suivant la réception de votre demande

4. RENSEIGNEMENTS PERSONNELS COLLECTÉS

Nous collectons uniquement les renseignements personnels nécessaires aux fins décrites dans la présente politique. Voici les types de renseignements que nous pouvons collecter :

4.1 Renseignements que vous nous transmettez directement

Type de renseignement Contexte de collecte Nom et prénom Formulaire de contact, inscription à l’infolettre, prise de rendez-vous Adresse courriel Formulaire de contact, inscription à l’infolettre, prise de rendez-vous Numéro de téléphone Formulaire de contact (si fourni volontairement) Nom de l’organisation Formulaire de contact, prise de rendez-vous Poste ou titre professionnel Formulaire de contact (si fourni volontairement) Contenu des messages Formulaire de contact

4.2 Renseignements collectés automatiquement

Lorsque vous naviguez sur procoms.ca, nous pouvons collecter automatiquement certains renseignements techniques avec votre consentement :

Type de renseignement Outil Consentement requis

Adresse IP (anonymisée)
Google Analytics Oui — cookies analytiques
Pages visitées, durée de visite Google Analytics Oui — cookies analytiques
Type de navigateur et d’appareil Google Analytics Oui — cookies analytiques Données de navigation agrégées Google Analytics Oui — cookies analytiques

Aucune donnée analytique n’est collectée avant que vous ayez donné votre consentement via notre gestionnaire de cookies.

5. FINALITÉS DE LA COLLECTE

Nous utilisons vos renseignements personnels uniquement aux fins suivantes :

Finalité Base légale Type de données concernées Répondre à vos demandes d’information ou de service Consentement / Exécution d’un contrat Coordonnées, message Planifier et confirmer des rendez-vous ou consultations Exécution d’un contrat Coordonnées, disponibilités Vous envoyer notre infolettre (si vous y avez consenti) Consentement explicite Nom, courriel Vous faire parvenir des communications relatives à nos services Consentement explicite Coordonnées Améliorer notre site web et notre contenu Intérêt légitime / Consentement aux cookies Données analytiques anonymisées Respecter nos obligations légales Obligation légale Variable selon le cas

Nous n’utilisons jamais vos renseignements à des fins incompatibles avec celles pour lesquelles ils ont été collectés, sauf avec votre consentement ou tel que permis par la loi.

6. DURÉES DE CONSERVATION

Nous conservons vos renseignements personnels uniquement le temps nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été collectés :

Type de données Durée de conservation Demandes de contact 2 ans à compter de la dernière interaction Données de clients actifs Durée de la relation commerciale + 5 ans Inscriptions à l’infolettre Jusqu’à votre désabonnement ou retrait de consentement Données analytiques (Google Analytics) 14 mois (paramètre configuré dans notre compte) Dossiers comptables et fiscaux 7 ans (obligation légale)

Après l’expiration de ces délais, les renseignements sont détruits de manière sécuritaire ou rendus anonymes.

7. COMMUNICATION À DES TIERS

Nous ne vendons, ne louons et ne partageons pas vos renseignements personnels à des fins commerciales. Nous pouvons toutefois les communiquer dans les situations suivantes :

7.1 Sous-traitants et fournisseurs de services

Pour la prestation de nos services, nous faisons appel à des tiers qui peuvent traiter vos données en notre nom :

• WHC Hébergement du site web Canada

• Google LLC (Google Analytics) Analyse de la fréquentation du site États-Unis

• Plateforme courriel: System.io Envoi de l’infolettre Irlande - Europe

• Outil de prise de RDV: Google Calendar Planification de rendez-vous États-Unis

• Plateforme de visioconférence: Google Meet Réunions en ligne États-Unis

• Notion CRM États-Unis

• Tally.so Outil de création de formulaire Belgique - Europe

Chacun de ces fournisseurs est lié par des obligations contractuelles de confidentialité et de sécurité et ne peut utiliser vos données qu’aux fins pour lesquelles nous les leur avons transmises.

7.2 Obligations légales

Nous pouvons divulguer vos renseignements si la loi l’exige, sur ordonnance d’un tribunal ou pour protéger nos droits légaux.

7.3 Transferts avec votre consentement explicite

Dans tout autre cas, nous vous demanderons votre consentement avant de communiquer vos renseignements à un tiers.

8. TRANSFERTS DE RENSEIGNEMENTS HORS DU QUÉBEC

Certains de nos fournisseurs de services sont établis à l’extérieur du Québec, notamment aux États-Unis. Conformément à l’article 17 de la Loi 25, avant de procéder à ces transferts, nous nous assurons que vos renseignements personnels bénéficient d’une protection équivalente à celle offerte par la loi québécoise.

Pour ce faire, nous :

• Signons des ententes contractuelles de traitement des données (Data Processing Agreements) avec chacun de nos fournisseurs ;

• Privilégions les fournisseurs offrant des garanties de protection conformes aux standards internationaux reconnus ;

• Limitons les données transmises au strict nécessaire.

Sur demande, vous pouvez obtenir de l’information sur les protections en place pour encadrer ces transferts en contactant notre RPRP à info@procoms.ca.

9. MESURES DE SÉCURITÉ

Procoms met en place des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos renseignements personnels contre tout accès non autorisé, divulgation, modification ou destruction :

• Connexion au site web sécurisée via protocole HTTPS (certificat SSL/TLS)

• Accès aux données restreint aux personnes qui en ont besoin dans le cadre de leurs fonctions

• Mots de passe robustes et authentification à deux facteurs sur les outils numériques

• Mises à jour régulières des systèmes et logiciels

• Formation des membres de l’équipe aux bonnes pratiques de protection des données

10. COOKIES ET TECHNOLOGIES DE SUIVI

10.1 Qu’est-ce qu’un cookie?

Un cookie est un petit fichier texte déposé sur votre appareil par notre site web lorsque vous le visitez. Certains cookies sont indispensables au fonctionnement du site; d’autres nous aident à améliorer votre expérience ou à analyser notre audience.

10.2 Types de cookies utilisés

Catégorie Description Consentement requis Essentiels Nécessaires au fonctionnement du site (sécurité, session). Ne peuvent pas être refusés. Non Analytiques Nous permettent de comprendre comment les visiteurs utilisent notre site (Google Analytics). Oui Marketing Permettent de cibler des publicités pertinentes (pixels Meta, LinkedIn, etc.). Oui

10.3 Gestion de vos préférences

Lors de votre première visite, un bandeau vous permet de choisir les catégories de cookies que vous acceptez. Vous pouvez modifier vos préférences à tout moment en cliquant sur le lien « Paramètres des cookies » disponible dans le pied de page de notre site.

Vous pouvez également gérer les cookies directement depuis les paramètres de votre navigateur. Notez que le refus de certains cookies peut affecter certaines fonctionnalités du site.

11. VOS DROITS

Conformément à la Loi 25, vous disposez des droits suivants à l’égard de vos renseignements personnels :

Droit Description Droit d’accès Obtenir copie des renseignements personnels que nous détenons sur vous Droit de rectification Corriger des renseignements inexacts, incomplets ou ambigus Droit à l’effacement Demander la suppression de vos renseignements, sous réserve des obligations légales de conservation Droit à la portabilité Recevoir vos renseignements dans un format technologique structuré et couramment utilisé Droit de retrait du consentement Retirer votre consentement à tout moment, sans préjudice des traitements déjà effectués Droit d’opposition Vous opposer à l’utilisation de vos données à des fins de marketing ou de prospection

Comment exercer vos droits

Pour exercer l’un ou l’autre de ces droits, transmettez une demande écrite à notre RPRP :

Courriel : info@procoms.ca

Veuillez inclure dans votre demande :

• Votre nom complet

• Vos coordonnées pour que nous puissions vous répondre

• Une description claire de votre demande

Délai de réponse : Nous nous engageons à répondre à toute demande dans un délai de 30 jours suivant sa réception. Si votre demande est complexe ou volumineuse, nous pouvons prolonger ce délai de 30 jours supplémentaires en vous en avisant.

La plupart de nos services sont gratuits. Certaines demandes complexes et répétitives pourraient faire l’objet de frais raisonnables, dont vous serez informé au préalable.

12. PRISE DE DÉCISION AUTOMATISÉE

À ce jour, Procoms Inc. n’utilise pas de systèmes automatisés pour prendre des décisions ayant un impact significatif sur des individus. Si cela devait changer, nous mettrons à jour la présente politique et vous informerons des mécanismes de recours disponibles, conformément à l’article 12.1 de la Loi 25.

13. MINEURS

Notre site web s’adresse exclusivement à des professionnels et des organisations. Nous ne collectons pas sciemment de renseignements personnels de personnes de moins de 14 ans. Si vous croyez qu’un mineur nous a transmis des renseignements, veuillez nous contacter immédiatement à info@procoms.ca.

14. LIENS VERS DES SITES TIERS

Notre site peut contenir des liens vers des sites web de tiers (publications, partenaires, organismes de réglementation). Ces sites disposent de leurs propres politiques de confidentialité, sur lesquelles nous n’exerçons aucun contrôle. Nous vous encourageons à les consulter.

15. INCIDENTS DE CONFIDENTIALITÉ

En cas d’incident de confidentialité (accès, utilisation, communication ou perte non autorisée de renseignements personnels) présentant un risque sérieux de préjudice, nous nous engageons à :

1. Aviser la Commission d’accès à l’information (CAI) dans les 72 heures suivant la connaissance de l’incident ;

2. Aviser toute personne concernée dont le préjudice est appréhendé, dans les meilleurs délais ;

3. Prendre toutes les mesures correctives nécessaires pour contenir l’incident et prévenir sa répétition ;

4. Inscrire l’incident dans notre registre des incidents de confidentialité.

16. MODIFICATIONS À LA PRÉSENTE POLITIQUE

Nous nous réservons le droit de modifier la présente politique de confidentialité à tout moment pour refléter des changements dans nos pratiques ou dans la réglementation applicable. Toute modification importante sera communiquée par un avis sur notre site web.

La date de dernière mise à jour figure en haut du présent document. Nous vous encourageons à consulter régulièrement cette politique.

17. PLAINTE AUPRÈS DE L’AUTORITÉ COMPÉTENTE

Si vous estimez que nous ne respectons pas la présente politique ou la Loi 25, nous vous invitons d’abord à nous contacter directement à info@procoms.ca. Si votre préoccupation n’est pas résolue à votre satisfaction, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information :

Commission d’accès à l’information du Québec
Bureau 2.36, 525, boul. René-Lévesque Est
Québec (Québec) G1R 5S9
Téléphone : 1 888 528-7741
Site web : www.cai.gouv.qc.ca

© Procoms Inc. Tous droits réservés.

Cette politique de confidentialité a été rédigée conformément aux exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ c P-39.1), telle que modifiée par la Loi 25 (L.Q. 2021, c. 25), pleinement en vigueur depuis le 22 septembre 2023.